Uffici amministrativi: un ponte malfunzionante

Vedere il proprio nome sulla lista delle graduatorie Erasmus è un’emozione unica, ma l’entusiasmo è inesorabilmente obbligato a rallentare la sua frenetica corsa dinanzi al muro della burocrazia. Seppure si sa che ci saranno pile e pile di scartoffie da preparare, non si è mai del tutto pronti ad affrontare l’estenuante compilazione di innumerevoli piani di studio e andare a rincorrere docenti e responsabili per ottenere tutte le firme necessarie prima della data di scadenza.

Il problema principale della compilazione del Learning Agreement, non è tanto trovare i corsi nella facoltà ospitante che possano essere sostituiti a quelli dell’Università di Verona, quanto l’esatta compilazione del documento. Nonostante possa sembrare una semplice tabella da riempire, in realtà nasconde una serie di insidie che obbliga la maggior parte degli studenti a doverla comporre più di una volta.

La difficoltà maggiore si riscontra, però, nella scarsa organizzazione degli uffici amministrativi. Innanzitutto, alcune sedi non hanno un solo docente coordinatore, ma due, il coordinatore dipartimentale e quello relativo all’accettazione del piano di studi, cosa che può provocare confusione nello studente che non sa mai di preciso a chi riferirsi. Ma le problematiche maggiori si riscontrano, però, nella corrispondenza con i due uffici amministrativi responsabili: l‘ufficio delle Relazioni Internazionali e l’ufficio Erasmus. Entrambi hanno un’importanza fondamentale nella burocrazia e sono il centro organizzativo della spropositata documentazione relativa all’Erasmus, ma spesso mettersi in contatto con i due enti è quasi impossibile. Il mezzo di comunicazione più comodo è senza ombra di dubbio la posta elettronica, in quanto è rapida, gratuita ed è facile gestirla dall’estero, ma spesso ci vogliono settimane prima che giunga una risposta dagli uffici, sempre che una risposta arrivi. Questa lenta corrispondenza crea numerosi disagi, soprattutto vista la presenza di scadenze e del sopra citato problema della poca chiarezza della compilazione del Learning Agreement. 

Nonostante sia comprensibile che questi indirizzi mail ricevano un numero enorme di posta, in quanto debbano coordinare la burocrazia di tutti gli studenti, non è scusabile un’attesa anche di mesi, o la mancata risposta, dato che sono problematiche che si riscontrano ogni anno. Inoltre, spesso, è anche difficile prendere appuntamento, dovendo ritornare più volte o non riuscendo a presentarsi a causa della limitatezza degli orari di ufficio.

Fastidiosa, infine, è la scortesia che i responsabili degli uffici tendono a manifestare in alcuni casi, sia di persona che in risposta alle e-mail. Nonostante le numerose lamentele, pare che le cose non accennino a cambiare. Si spera che in futuro ci sarà un miglioramento, non solo per gli studenti dell’Università di Verona che devono partire, ma soprattutto per gli studenti stranieri che arrivano in Italia, poiché questi rappresentano l’Università.

Vanessa Destradis